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首页 > 长篇原创 > 励志成功 > > 第二章 制度不完善
第二章 制度不完善 文 / 刘孝明 更新时间:2012-6-20 18:39:07
 

——员工随心所欲,支付“漏洞”费用

 

随着计算机的普及,无纸化办公已被众多企业广泛采用,与此相对应的,就是节省纸张、笔墨等费用。

但是,也有不少老板纳闷,省了纸、省了笔、省了许多的打印复印,可公司的管理办公费用为什么还是很高呢?

因为,办公费用在管理费用中还只是个小头,这些费用的节省虽然重要,但毕竟占的比重不太大,而其他费用,稍微松一下就会流失更多。比如说在招待客户时多喝上一瓶酒,可以换来多少张纸呢?

很多企业在办公费用的管理上卡得很紧、管得很科学,但在其他方面,却有着更大的漏洞在造成费用的流失与浪费。

 

1.  招待随心所欲造成浪费

招待客人,该讲究的一定要讲,否则,哪有面子可言。但在该讲究的讲了之后,很多陪同招待客人的工作人员还会通过不必要的加菜加酒,给公司带来无须有的浪费。

酒桌上,我们经常可以看到有不少陪同人员喝到七分醉意以后,无视客户的拒绝,叫服务员再次开酒助兴,喝到最后很多菜都凉了,于是就再加两个菜。一瓶白酒加上两个菜,就算次一点,一百多元转眼就浪费掉了。如果稍高级一点,随便来上这么一出,几百元就不见了。

其实,现在谁都知道,酒喝到一定程度后再强喝也就没什么意思了,何必去做既费力又不讨好的事情呢。

还有一点,把客户喝倒了,还谈什么事呢?

所以,为什么有些公司会规定招待的人头费用标准,就是基于陪同人员喝酒后这种随意发挥的现象而制定的。

让客户吃好喝好,而不是让客户喝倒!

 

2.  会议太多造成的浪费

会议是每个公司都少不了的一项重要工作,开会前,一般都会由工作人员电话通知各参会人员,于是电话费就产生了。但如果行政部门的电脑上安装一个短信群发平台。该系统将在会议开始前的几个小时内,把会议的主题、时间、地址以及需要大家准备的事项,发到参会者的手机上,然后由会议参加人员回复已收到会议通知,可以比电话沟通更好地完成此项工作,并节省大量的电话费用与打电话的时间。

而与此相接近的是,有些会议的召开,需要路程较远的人员前来开会,交通费便由此产生,会议越多,产生的交通费用浪费就越多。特别是出差在外的人员要赶回公司参加一些并不是特别重要的会议,既浪费时间又浪费金钱。

另外,在冬夏季节,大家在会议室里开会,离不开空调的帮助,这种大功率的空调浪费的电费可不是一个小数目。

而在网络如此发达的今天,一些不是很重要的会议,完全可以通过QQ群的打字或YY语音功能来实现,干嘛非得把人叫在一块面对面地开呢?

 

3.  水电管理不当造成的浪费

副总要去参加公司的周会,人走楼空,但空调却还开着;部门经理去参加公司的周会,空调关着但电脑还在继续运转、电灯也照样亮着;办公室的饮水机,时不时的处于“24小时服务”的工作状态;尽管自然光线足以让员工正常工作,但员工却养成了早上开灯的习惯,却没有养成早上关灯的习惯;冬暖夏凉,冬天与夏天的空调温度应该调到多少度却没有规定,所以员工只好冬天脱掉外套取暖上班,夏天就加件单衣防凉,听说如果室内冷气开得过冷,每超过一度就要多增加约10%的电费支出,同时,空调余热余凉没有被充分地利用起来,下班了再关空调和下班前半小时关空调的时间差没利用起来,每年六个月左右的空调制冷制热时间,相当于一台空调多开了90个小时。另外,据说空调机冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器每月最好清理一次,据说空调一年都不清理,会减少20%的热效率;此外,还有复印机、打印机等等,一不小心,这些大大小小的“电老虎”,就会让公司多支付一笔不菲的电费。

 

所以,在晚上下班时安排专人检查所有的用电设备,包括电灯、电脑、空调、复印机、打印机等是一项不错的决定。管理方面更好一点的企业,可以实行“三清四关”,即:清除烟蒂杂物、清理办公桌、清除垃圾,关门窗、关电源、关煤气、关水源。

 

孝明感言

 

没有挖不倒的墙角!一旦企业的漏洞过多,被某些员工“挖开墙角偷砖头、偷木料”的现象就会不断地发生。

一个企业自己放任众多的管理漏洞不去修补,而是抱怨某些员工心术不正,这只能是一种笑话,却又是经常见到的笑话。

想想看,在基本上不会付出代价的诱惑面前,又有多少人能顶得住呢?

 

解决方法

 

(1)差旅费方面

对差旅费的管理,只要实施两大办法,漏洞自然就会少很多。

●首先,出差前填写出差计划表。

由专人审批路线是否最合理,出差后不经公司同意不得更改路线,即可避免出差人员为了省住宿费而拼在一块。

●其次,出差人员出差前申请GPS定位。

回来报销的票据与出差补贴和GPS定位记录的时间与目的地相符合即可。

(2)招待方面

选择几家熟悉的酒店,提前说好标准配菜,用类似于“尊贵标准”、“钻石VIP标准高贵标准来代替点菜,有客户需要招待时,只需要自己或行政部一个电话:给我订个包间,一共多少人,尊贵标准,大概几点到,就能让自己有面子。然后自己带上酒水,既喝得放心还能省点钱。

不知大家有没有想过,不管是哪个档次的饭店,你到了后直接说哪个包间,总比临时找位子然后再点菜显得更有派头吧。

(3)其他管理费用

其他管理费用的流失,主要在于管理制度不完善或者制度本身不科学没有可操作性。只要企业在制定各项制度的时候用数字化、标准化的方式来操作,执行起来就容易多了。

如把“离开办公室较久应该关闭电脑、电灯”改为“离开办公室必须关闭电灯、空调,有事离开办公室二十分钟以上的,必须关闭电脑”。

 
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